dịch vụ fulfillment 5 bước xử lý đơn hàng online hiệu quả không sai sót

[seafulfillment 0]

Việc bán hàng online đã trở nên phổ biến đến mức những chị nội trợ, sinh viên, công nhân,… cũng bắt đầu tham gia bán hàng. Có thể phần đông trong số những người bán này chưa được trang bị các kiến thức quản lý kinh doanh. Lý thuyết có thể bỏ qua, nhưng một số nguyên tắc, quy trình căn bản vẫn là không thể thiếu.

5 bước xử lý bán hàng online

Kinh doanh online dù là trên Facebook hay trên các sàn thương mại điện tử, cũng sẽ gặp trường hợp có quá nhiều đơn hàng và người bán quá tải trong việc xử lý chúng. Thông thường các nhà bán lẻ sẽ tự mình quản lý toàn bộ quá trình bán hàng, nên khi đơn hàng tăng cao, như trong những dịp lễ, tết, sẽ dễ “trở tay không kịp”.

Trước khi tình trạng ấy xảy ra, hãy tự trang bị cho mình các kiến thức trong việc xử lý đơn hàng. Có một quy trình bài bản, khoa học sẽ giúp bạn hạn chế tối thiểu các sai lầm trong khi xử lý, và việc xử lý cũng nhanh chóng hơn.

Việc xử lý đơn hàng online gồm 5 bước như sau:

• Thống kê đơn hàng, ưu tiên “người đến trước”
• Gói hàng theo đơn
• Cập nhật số lượng tồn kho trong bán hàng online
• Chuyển thông tin cho đơn vị vận chuyển
• Cập nhật tình trạng đơn hàng, đối soát trong bán hàng online

Nếu quá trình trên đòi hỏi quá nhiều công sức và thời gian, các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Ecommerce Fulfillment (xử lý đơn hàng qua Internet). Để rõ hơn ecommerce fulfillment là gì, bạn có thể tìm hiểu qua website Sea.vn

1. Thống kê đơn hàng, ưu tiên “người đến trước”
Không nên cứ thấy đơn hàng nào là xử lý đơn hàng đó. Nhiều người bán hàng online hay gặp trường hợp vừa nhắn tin với khách và chốt được đơn mới, nên xử lý trước đơn đó. 

Việc xác nhận đơn hàng không theo trình tự thời gian sẽ gây lộn xộn, và khi có nhiều đơn hàng, chủ shop không xác định được đơn nào đã xử lý đơn nào chưa. Chậm trễ đơn hàng là điều không một khách nào mong muốn, và cũng sẽ là bất công nếu bạn đặt hàng trước nhưng được giao sau. Tệ hơn nữa, việc xử lý không theo trình tự còn có thể gây sót đơn hàng. Và để khách đợi quá lâu có thể tăng nguy cơ nhận đánh giá xấu.

Hãy sắp xếp các đơn hàng theo trình tự thời gian, và bắt đầu xử lý từ đơn đặt sớm nhất. Đó là cách đơn giản nhưng loại bỏ thiếu sót và công bằng cho mọi khách hàng.

2. Gói hàng theo đơn
Khi đã xác nhận các thông tin giao hàng, người bán sẽ tiến hành gói hàng theo từng đơn. Nên chú ý kiểm tra kỹ sản phẩm, cả về chất lượng lẫn số lượng. Một số mặt hàng bị biến chất, hư hỏng, ẩm mốc do để lâu hoặc môi trường bảo quản không tốt. Bạn cũng cần kiểm tra kỹ số lượng sản phẩm cho mỗi đơn. Thiếu hay dư về số lượng cũng sẽ gây bất lợi cho shop. Một số trường hợp giao dư sản phẩm lại không được khách hàng hoàn trả hay chuyển thêm tiền, trái lại còn bị đánh giá thấp.

Nếu có thể, hãy nhớ quay lại video quá trình đóng gói, vừa để khách hàng yên tâm hơn, vừa có bằng chứng để bảo vệ thương hiệu nếu hàng hóa có vấn đề khi vận chuyển giao hàng.

3. Cập nhật số lượng tồn kho trong bán hàng online
Sau khi xác nhận đơn hàng và gói hàng giao khách, chủ shop cần ngay lập tức cập nhật lại số lượng sản phẩm. Nếu không cập nhật ngay lập tức, nhiều khả năng bạn sẽ quên dẫn đến số liệu lưu kho không chính xác, không thống kê được số liệu nhập hàng và doanh số bán ra.

Cập nhật tồn kho cũng tránh cho bạn gặp phải trường hợp khách đã đặt đơn thành công nhưng trong kho lại không còn hàng để giao. Thêm nữa, cập nhật số liệu chính xác sẽ giúp bạn biết được tình trạng kho hàng, nhằm bổ sung hàng hóa kịp thời để việc bán hàng online không bị gián đoạn.

4. Chuyển thông tin cho đơn vị vận chuyển
Nếu bạn đang tự bán hàng online, việc này đòi hỏi phải tập trung, chính xác để không sót đơn hàng và không sai thông tin. Thiếu hay sai thông tin giao hàng đều sẽ gây nhiều phiền phức cho khách và có thể lưu lại ấn tượng không tốt cho họ.

Nếu bạn đang kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có tích hợp đơn vị vận chuyển, việc chuyển thông tin sẽ nhanh hơn. Nhưng chắc chắn sẽ không nhanh bằng khi bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Khi đó thông tin vận chuyển sẽ được tự động đẩy qua nhà giao hàng chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

5. Cập nhật tình trạng đơn hàng, đối soát trong bán hàng online
Hoàn tất giao hàng là khi khách hàng nhận được hàng và bạn nhận được tiền. Các chủ shop đừng vội nghĩ rằng chuyển đơn cho bên vận chuyển là mình đã xong việc. Hãy thường xuyên kiểm tra tình hình vận chuyển và can thiệp kịp thời nếu có bất cứ vấn đề nào phát sinh.

Sau khi đơn hàng được giao hoặc định kỳ mỗi tháng, bạn sẽ nhận được đối soát từ đơn vị giao hàng. Đây là doanh thu thực tiễn của cửa hàng, nên đừng quên theo dõi và kiểm tra thật kỹ.

Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ fulfillment dành riêng cho những cửa hàng trực tuyến, dưới dạng dịch vụ trọn gói từ đầu đến cuối hoặc riêng lẻ từng công đoạn. Các công ty này được gọi là đơn vị e-Fulfillment, và được rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ online tin tưởng lựa chọn nhằm giản lược các công đoạn làm kinh doanh, tiết kiệm thời gian, sức lực.