Top 11 Phần Mềm Văn Phòng Thông Dụng Nhất Hiện Nay

[Trung Minh 5]

Để có thể hoàn thành tốt công việc trong văn phòng, xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp trên máy tính thì không thể thiếu những phần mềm văn phòng cần thiết cho người làm văn phòng. Vậy những phần mềm tin học văn phòng đó là gì? Làm sao nó giúp ích cho mọi người nhất là người làm văn phòng? Thì bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn top 11 phần mềm tin học văn phòng và ứng dụng của nó đối với công việc. Hãy cùng mình tìm hiểu ngay bên dưới!

Phần mềm tin học văn phòng là gì?

Đây là phần mềm quan trọng và hữu ích cho công việc văn phòng, là công cụ hỗ trợ và giúp nhân viên văn phòng có thể dễ dàng xử lý dữ liệu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả như: Soạn thảo văn bản; xử lý tài liệu, văn bản; xử lý hồ sơ; thống kê dữ liệu báo cáo, biểu mẫu, dự án,...

Không những vậy, việc sử dụng các phần mềm tin học văn phòng sẽ giúp cho các nhân viên có thể số hóa các dữ liệu mà không cần quản lý theo phương pháp thủ công.

Top phần mềm văn phòng không thể thiếu trong công việc

Dưới đây là một số phần mềm văn phòng thông dụng và quan trọng đối với công việc văn phòng:

1. Ứng dụng Microsoft Office

Đây là bộ ứng dụng gồm 6 công cụ đã không còn xa lạ gì đối với mọi người nhất là người làm văn phòng và được phát triển bởi Microsoft:

Microsoft Word: Phần mềm soạn thảo vản bản với các tính năng giúp bạn soạn thảo các tài liệu, văn bản, báo cáo,....Thông qua các công cụ định dạng của Microsoft Word giúp người dùng có thể chỉnh sửa và tạo các tài liệu, văn bản hay báo cáo một cách chuyên nghiệp.

Microsoft Excel: Phần mềm bảng tính giúp cho người dùng trình bảng thông tin, dữ liệu khổng lồ dưới dạng bảng tính, tính toán, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Microsoft PowerPoint: Phần mềm thuyết trình giúp người dùng trong các buổi thuyết trình để trình chiếu văn bản đẹp mắt, sống động kèm theo những hiệu ứng bắt mắt.

Microsoft OneDrive: Phần mềm tiện ích giúp người dùng lưu trữ dữ liệu với 5GB miễn phí.

Microsoft OneNote: Phần mềm tiện ích trong việc ghi chú và được lưu trên Internet.

Microsoft OutLook: Phần mềm quản lý các email, phân chia lịch trình công việc,...

2. Phần mềm dùng để trao đổi thông tin trên máy tính

Để trao đổi liên lạc, gửi dữ liệu công việc qua mọi nơi, bạn bè, công ty,....Thì không thể thiếu công cụ để liên lạc hỗ trợ đắc lực và được mọi người hay sử dụng, tiêu biểu là phần mềm Zalo. Với công dụng như: Nhắn tin; Gọi điện với mọi người, khách hàng,...; Gửi tài liệu, văn bản, hình ảnh, đường link; Lập nhóm chat,.... 

Tuy nhiên, hiện nay có một số tiện ích dịch vụ đối với doanh nghiệp trên Zalo tính phí. Vì vậy, cũng gây ra không ít khó chịu từ người sử dụng.

Ngoài Zalo - phần mềm giúp hỗ trợ liên lạc ra thì còn có các phần mềm như Facebook, Skype, Viber,... cũng tiện cho việc trao đổi bàn bạc các công việc, gửi tin nhắn hay gửi file, hình ảnh, dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Trên đây là một số phần mềm quan trọng khi làm việc văn phòng mà người dùng không nên bỏ qua.

3. Phần mềm gõ tiếng việt Unikey

Việc sử dụng các phần mềm Microsoft Office kể trên rất quan trọng và vô cùng cần thiết đối với công việc văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trìn sử dụng thì không thể nào thiếu được phần mềm gõ tiếng việt Unikey.

Unikey là phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt. Hiện nay có xuất hiện rất nhiều phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt. Tuy nhiên, Unikey luôn là sự lựa chọn hàng đầu của mọi người với nhiều tính năng như: Gõ tắt, chuyển đổi các Font chữ, chuyển văn bản có dấu thành không dấu,...

4. Trình duyệt web

Nếu bạn hay sử dụng máy tính, thì các tên này không còn xa lạ gì. Ứng dụng này sẽ giúp người dùng truy cập đến thông tin mà người dùng tìm kiếm, giúp người tìm kiếm dữ liệu quan trọng và tải về máy. Gồm các trình duyệt Web như:

Chrome

Cốc Cốc

Firefox

Opera

Yandex

Microsoft Edge (trình duyệt web thế hệ mới và do Microsoft phát triển và tạo ra).

Không những vậy, trình duyệt web cho phép bạn tải những ứng dụng tiện ích khác về máy tính. 

Hiện nay, phần mềm trình duyệt web thường hay sử dụng và phổ biến nhất là Microsoft Chrome, Microsoft Edge.

5. Chương trình dọn máy tính, diệt virus

Việc dọn máy tính, diệt virus cũng là công việc hết sức quan trọng và cần thiết đối với người làm văn phòng. Việc sử dụng máy tính để tải những file từ Email, kết nối với nhiều thiết bị như USB, thẻ nhớ,... có thể độc hại và làm cho máy tính có nguy cơ chứa mã độc khiến máy tính bị nhiễm virus.

Để đảm bảo an toàn và bảo vệ máy tính, người dùng phải cài thêm những phần mềm, chương trình diệt virus, dọn rác trong máy tính. Không những vậy, thông tin dữ liệu quan trọng trên máy tính được đảm bảo an toàn nhiều hơn.

6. Phần mềm hỗ trợ Dowload, Upload

Đây là một trong những phần mềm cần thiết đối với mọi người, nhất là dân văn phòng thường xuyên phải tải đống dữ liệu về máy. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể tải được file về máy dễ dàng từ trang web, có những trang web bị lỗi, không tải được hay phải chờ cả tiếng đồng hồ để chờ file tải về máy. Để khắc phục điều đó, mình giới thiệu cho bạn top những phần mềm thông dụng hỗ trợ trong việc Dowload, Upload nhanh chóng và không bị lỗi, tiêu biểu như: Xtreme Download Manager, uGet, JDownloader, Download Accelerator Plus, EagleGet, Ninja Download Manager, Free Download Manager,...

7. Phần mềm chụp màn hình

Trong khi làm việc, xử lý dữ liệu trên màn hình máy tính. Rất nhiều khi bạn muốn gửi mỗi nội dung chứa dữ liệu quan trọng trong file cho đồng nghiệp hoặc mọi người cùng xem. Trong những trường hợp đó, bạn nên dùng tính năng chụp màn hình trên máy tính để chụp phạm vi nội dung muốn gửi.

Hiện nay, có nhiều phần mềm giúp bạn chụp màn hình máy tính thông dụng và miễn phí như: ScreenPresso, Lightshot, TinyTake, Skitch, Jing, Snipping Tool,...

8. Phần mềm nén và giải nén WinRAR

Nhiều lúc, khi chuyển dữ liệu qua các đồng người, bạn bè qua các phần mềm liên lạc. Mà dữ liệu bạn gửi mang dung lượng khá lớn và không thể gửi file được. Với những trường hợp đó, bạn phải nén file hoặc hình ảnh lại để có thể gửi qua cho mọi người dễ dàng hơn. Hoặc trong tình huống khác, bạn nhận được file nén người khác gửi và bạn chỉ có thể mở ra được nếu file đó giải nén ra.

Trong các trường hợp trên, thì bạn bắt buộc phải tải một phần mềm nén và giải nén mang tên WinRAR. Không những vậy, ứng dụng còn giúp bạn gộp các tài liệu vào cùng một file cố định để giúp các bạn có thể chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn.

9. Phần mềm Google Doc, Slides và Sheets

Đây là 3 công cụ hỗ trợ online hữu ích cho bạn làm việc văn phòng. Không chỉ vậy, bộ 3 ứng dụng này hỗ trợ trên các nền tảng di động, người dùng chỉ việc cài đặt ứng dụng và dữ liệu sẽ tự động đồng bộ qua Google Drive với laptop và smartphone,..

Google Docs: Là công cụ soạn thảo và chỉnh sửa vản bản tương tự như Microsoft Word.

Google Sheet: Là công cụ tạo và chỉnh sửa bảng tính tương tự như Excel. Là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive.

Google Slides: Phần mềm online trình chiếu chuyên nghiệp không khác gì PowerPoint, giúp bạn tạo ra một bài thuyết trình hoàn hảo và tiện lợi.

10. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Đây là phần mềm quan trọng và hữu ích đối với mọi người, đặc biệt người làm văn phòng. Vì khi xử lý dữ liệu, nhiều lúc bị rơi vào tình huống như mất dữ liệu, lỡ xóa dữ liệu,.... Vậy nên, bạn phải có một phần mềm chuyên khôi phục dữ liệu, tiêu biểu các phần mềm được lựa chọn sử dụng nhiều, phổ biến nhất như: Data Recovery, Recover My Files, Recuva,...

11. Phần mềm đọc file PDF

Trong quá trình nhận file từ người khác, chắc hẳn, bạn cũng đã nhận được các file có định dạng PDF. Và để đọc file PDF này, việc đầu tiên bạn phải tải phần mềm tương ứng để hiển thị file PDF.

Hiện nay, có các phần mềm để đọc file PDF như: Foxit Reader, Adobe Reader, Nitro Reader, Cool PDF Reader, PDF-XChange Viewer,...

Trên đây là Top 11 Phần Mềm Văn Phòng Thông Dụng Nhất Hiện Nay. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay đừng quên đánh giá bài viết bên dưới bài viết này nhé! Trân trọng.